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Quitar Información personal y datos ocultos en Excel antes de compartir archivos

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Quitar Información personal y datos ocultos en Excel antes de compartir archivos
(c) Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Quitar Información personal y datos ocultos en Excel es fácil y te evitara algún que otro uso no deseado de dicha información.

Hemos visto en otros artículos la importancia de mantener la confidencialidad de las hojas de cálculo Excel a la hora de compartirlas con otros usuarios.

Puedes leer sobre ello en los siguientes artículos de este site: Proteger celdas, hoja o libro Excel y también en: Marcar Excel como sólo lectura.

Pero aun hay más, antes de empezar a compartir tus hojas electrónicas has de repasar los datos ocultos y la información personal que puede estar guardada en la misma o en sus propiedades. Quizá no se vea al abrir la hoja electrónica, pero sí que esta y terceras personas pueden llegar a verla e incluso llegar a recuperarla si previamente no la quitas.

Para realizar esta acción, tanto en Excel como en otros programas de Office como Word o PowerPoint, existe la herramienta denominada Inspector de documentos. Este te sirve tanto para buscar dicha información como para quitarla.

Antes de nada vas a conocer los datos ocultos o información personal que esta almacenada en los archivos Excel.

· Comentarios, revisión de los cambios realizados, versiones

· Nombre usuario

· Anotaciones manuscritas

· Propiedades del archivo con información personal

· Información del tipo de contenido

· Información de las rutas de acceso a la impresora y a los archivos para la publicación en páginas web

· Encabezados y pie de página

· Filas, columnas e incluso hojas de cálculo ocultas

· Contenido invisible

· Propiedades del servidor

· Listas de distribución

· Datos XML personales

Realizar la búsqueda de los datos ocultos y la información personal y proceder a quitarlos.

Para ello usarás el Inspector de documento de Excel 2007.

Los pasos a seguir son los que a continuación se explican:

1. Abre un archivo de Excel con datos.

2. Ese archivo lo vas a revisar para ver los datos ocultos y la información personal a fin de mantenerla o eliminarla, pero antes vas a hacer una copia del mismo.

3. Pulsa en el Botón Office.

4. Haz clic en el botón Guardar como.

5. Elige una ubicación para la copia del archivo.

6. Escribe en el rectángulo blanco un nombre como por ejemplo copia del nombre del archivo, para realizar los posibles cambios sobre una hoja electrónica diferente de la original.

7. Situado en la copia, pulsa otra vez en Botón Office, luego pulsa en Preparar y después haz clic en Inspeccionar documento.

Ver imagen ampliada.

8. Se abre una nueva ventana llamada Inspector de documento

9. En la parte central de la misma vendrán marcadas las áreas a inspeccionar, puedes dejarlas todas marcadas o puedes activar o desactivar las casillas pulsando sobre el cuadrado blanco.

10. Te recomiendo dejes todas activadas.

11. Haz clic en el botón Inspeccionar que aparece abajo en la parte derecha.

12. Lee atentamente los resultados de la inspección.

13. Donde no exista información oculta ni información personal así te lo indicara.

14. En los apartadas donde sí exista información oculta o personal además de comunicártelo te da la opción para quitarlo.

15. Procede con precaución porque no en todas las acciones pueden ser realizados los cambios que permiten los comandos Excel de Rehacer y Deshacer.

16. Pulsa el botón Quitar todo en el área que exista.

17. Una vez realizado el borrado de información ya puedes compartir el archivo con total seguridad de que no envías datos que no deseas.

18. Pulsa Cerrar.

19. Envía por correo electrónico o comparte en red el documento. Consejo: puedes cambiar el nombre para que no aparezca la palabra copia en el mismo.

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