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Filtro en Excel de una base de datos

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Filtro en Excel de una base de datos
Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

En las hojas de cálculo, Excel u otras, tienes la posibilidad de trabajar con datos, muchas veces tendrás información de trabajadores con los sueldos, categorías, retenciones de impuestos, etc. o por poner otro ejemplo puede que tengas información de la empresa según los productos o la fecha. Generalmente tendras cantidad de datos que ocupen filas y filas.

En estos casos para realizar informes y controlar la evolución de la actividad empresarial necesitarás llevar a cabo filtrado de datos para obtener la información que estas buscando.

Para trabajar con un subconjunto de datos en donde temporalmente desaparecerán de la pantalla el resto has de usar los filtros.

Con el filtro lo que haces es seleccionar los registros dentro de la base de datos que dispones para que se muestren si cumplen un o unos criterios especificados por ti.

En este tema para comenzar puedes utilizar el Autofiltro.

Vas a practicar cómo hacerlo:

Abre una hoja de cálculo donde tengas datos de la forma descrita arriba o crea una hoja de cálculo con los datos que aparecen en la explicación Tablas dinámicas y practicar con ellos. (Ver imagen ampliada).

En Excel 2003 para hacer Autofiltro sitúate en cualquier celda de la base de datos y pulsa en Datos, luego en Filtro y por ultimo en Autofiltro.

En Excel 2007 y 2010 en Datos, luego en el grupo Ordenar y Filtrar, pulsa en el icono Filtro. En la fila donde tienes los datos de cada columna, también llamados campos, aparece un triangulo negro que pulsando sobre el despliega la lista de condiciones de cada campo.

En el ejemplo que te comento de Tablas dinámicas: Los campos son: Destino, Mes, Importe y Concepto.

Por defecto vienen seleccionados todos los registros y como opciones tienes las siguientes:

Los 10 más... , en Excel 2003, se usa con campos numéricos y podrás establecer el filtro para los 10, 5 u otro número de registros con valores más altos o más bajos.

Puedes pedir que te los ordene por orden de mayor a menor o viceversa e igual para orden alfabético con los iconos AZ y ZA.

Establecer un orden personalizado dando color en función de unos criterios que establezcas.

Puedes seleccionar uno o varios registros en función de la información que buscas, esto lo haces seleccionando o deseleccionando el tic que aparece al lado de cada dato.

Por ejemplo realiza un filtro para que te muestre en el campo Destino los realizados a Madrid.

Tras aplicar el filtro pulsa el botón Aceptar y en pantalla aparecerán los datos que cumplen las condiciones establecidas.

Fíjate en la zona inferior de la pantalla, en la barra de estado se te indica el número de registros encontrados a la vez que el número de registros totales de la base de datos.

En la parte de la derecha observa que los números de las filas, verás que están salteados, esto es porque cada registro conserva la numeración original de su fila, además aparecen en otro color, por defecto azul. En la zona superior al lado del triangulo al filtrar aparece un dibujito con el símbolo de un filtro para indicarte que esa columna está siendo filtrada, en Excel 2003 no aparece sino que cambia de color a azul.

Se puede filtrar por más de un campo, para obtener información más concreta, así has de situarte en la siguiente columna y establecer la nueva información a filtrar como has leído antes.

Vete practicando y realiza las combinaciones que se te ocurran para ir practicando.

Para que vuelva a aparecer toda la base de datos a tu hoja de cálculo simplemente tienes que quitar las condiciones que hayas especificado, quitar los filtros, y se mostrará todos los registros en la pantalla, fíjate que los números de las filas vuelven a ser de color negro.

El triangulo para establecer las selecciones de filtrado desaparece cuando vuelves a pulsar en el icono Filtro o bien en Excel 2003 ejecutas las órdenes: Datos, Filtro, Mostrar todo. Puedes aprender sobre los comandos Excel 2003 en versiones más nuevas en: Comandos Excel 2003 en Excel 2007 y 2010.

Consejo: Una vez realizado el Autofiltro puedes copiar y pegar a un documento Word los resultados obtenidos y así transcribir fácilmente esa información a un informe.

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