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Vista preliminar en Excel

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Vista preliminar en Excel Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.
Vista preliminar en ExcelImprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Puedes realizar una vista preliminar antes de imprimir tu hoja de cálculo de Excel u otras y comprobarás como queda el documento, además podrás hacer cambios antes de la impresión para que esta sea tal y como quieres.

Para ello abre una hoja de Excel, u otra hoja de cálculo ya que los pasos suelen ser similares, en la que tengas realizada alguna tabla o similar. En este enlace te dejo instrucciones para realizar una hoja con contenido.

Dentro de la orden Imprimir, tras hacer clic en el botón de Office en Excel 2007 y en Archivo en Excel 2010, tienes las siguientes tres opciones :

Imprimir: Sirve para indicar las opciones de impresión como número de páginas, impresora, color o no,…

Impresión rápida: Lleva directamente la hoja a la impresora que tienes predeterminada en tu computadora.

Vista preliminar: Enseña como va a quedar la impresión y permite realizar cambios previos a imprimir.

Pulsa en Vista preliminar, a continuación se abrirá una nueva pantalla en la que ves el documento tal y como va a ser impreso.

Puedes emplear el atajo del teclado Ctrl+F2 para ir directamente a la pantalla de Vista Preliminar. A medida que vayas cogiendo soltura con Excel veras que acceder a las órdenes con atajos del teclado te ayuda en el trabajo diario ya que da rapidez.

En la parte superior izquierda tienes varios iconos:

  • Imprimir
  • Configurar página
  • Zoom
  • Página siguiente, Página anterior, Mostrar márgenes
  • Cerrar vista preliminar

Te aconsejo que empieces comprobando si la hoja tiene una o dos (ó mas) páginas para ello fíjate si el botón o icono Página siguiente esta activado o desactivado, en este último caso estará sin resaltar.

Si la hoja esta tal y como quieres ocupando una sola página y centrada dale al primer icono, el de Imprimir y ya esta.

Te recomiendo antes hacer Zoom sobre ella para echarle un vistazo de cerca a los datos y realizar una ultima comprobación de que esta todo correcto. Si pulsas una vez sobre este botón con el ratón se acercará la pantalla y si vuelves a pulsar se alejará.

Si por el contrario te ocurre que parte de las filas o columnas se han ido a otra hoja, se imprimirán dos hojas y generalmente ambas incompletas. Como tú lo quieres todo en una misma página, lo que te recomiendo es que hagas clic sobre el cuadrado blanco que pone Mostrar márgenes.

Aparecerán líneas rodeando la hoja y las podrás mover, sitúa el ratón encima de una de ellas y cuado el cursor tenga la forma de doble flecha negra arrastra la línea de la derecha hacia la derecha. Puedes hacer lo mismo con la de la izquierda hacia la izquierda, la superior hacia arriba y la inferior hacia abajo hasta que logres que entren todas las celdas en la misma página.

Puede ser que con la acción Mostrar márgenes no logres colocar la hoja tal y como la quieres para su impresión, en tal caso haz clic en el icono Configurar página, al lado del icono Imprimir, se abre un cuadro de dialogo donde te permite cambiar las medidas de los márgenes con valores numéricos y te va mostrando como queda la hoja.

Los cambios los puedes introducir con el teclado numérico, indicando una nueva medida para los márgenes o puedes, situado en cada una de las flechas negras haciendo clic sobre ellas, subir o bajar la numeración de los mismos hasta conseguir la ubicación deseada.

También puedes indicar el margen para el encabezado y pie de página e incluso centrar la misma tanto horizontal como vertical.

Por último si quieres volver a la hoja de cálculo tienes un icono con un aspa blanca sobre un fondo rojo que haciendo clic sobre el cierra la vista preliminar.

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