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Guarda archivos Excel como PDF y XPS imprime y comparte

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Guarda archivos Excel como PDF y XPS imprime y comparte
Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Excel en sus versiones últimas, Excel 2010 y Excel 2007, te permite convertir fácilmente tus archivos con extensión Excel, xlsx, a un documento con formato PDF.

La compañía Adobe Systems, dedicada a la fabricación de software, es la que ideó el formato pdf, cuyas siglas en inglés significan Portable Document Format, (formato de documento portátil en español) y que está especialmente indicado para documentos a imprimir.
El programa de Adobe ha de estar instalado en tu ordenador para poder completar lo que vas a aprender en este artículo, bien en su versión gratuita Adobe Reader bien en la de pago.

En otras versiones Excel era necesario usar una herramienta externa para realizar esta conversión, pero ahora directamente sin salir de tu programa de hojas de cálculo lo puedes hacer. Puedes leer más sobre esta opción en: Convierte archivos Excel en pdf.

El convertir o guardar hojas electrónicas en formato pdf, te será útil a la hora de compartir tus archivos sin que estos se vean modificados, además permitirá a usuarios que no tienen este programa ver tu hoja de cálculo, imprimirla, compartirla,...

A continuación te comento los pasos para realizar esta acción: Ver imagen ampliada

Abre un libro de Excel con datos.

• Una vez abierto, haz clic en el Botón de Office, arriba a la izquierda.

• Al desplegarse, entre las diferentes opciones escoge Guardar como, se muestra una ventana llamada Guardar copia del documento.

• Entre las posibilidades mostradas haz clic con el botón del ratón sobre PDF o XPS..., que como te indica el propio Excel sirve para publicar ( o convertir) una copia del libro como PDF o como XPS ( esta última más adelante explicare de que se trata).

• Ahora se abre el Cuadro de dialogo, Publicar como PDF o XPS.

• Debes dar un nombre al archivo a guardar, elegir la ubicación donde lo quieres almacenar y en Guardar como tipo dejalo como viene que por defecto es en PDF.

• Manteniendo marcada la casilla Abrir archivo tras publicación se abrirá el programa de Adobe y podrás ver el archivo en dicho formato.

• Haz clic en el botón Publicar.

Ver otra imagen ampliada

• Seguidamente se abre el programa Adobe y te muestra el archivo en formato pdf.

• El archivo de Excel no lo has perdido, ni lo has eliminado, simplemente has creado un nuevo archivo con sus datos.

Si quieres avanzar un poco más en las opciones que te permite esta herramienta de Excel, verás que en el cuadro de dialogo Publicar como PDF o XPS abajo a la derecha hay un botón llamado Opciones..., si lo pulsas se abre una ventana que te permitirá diferentes acciones a la hora de elegir que partes del libro de cálculo llevar al archivo pdf.

Por ejemplo podrás elegir llevar un área seleccionada, páginas, hojas activas, todo el libro u omitir áreas de impresión, vete marcando en función de lo que necesites y pulsa Aceptar.
Otra posibilidad: Guardar como XPS.

XPS cuyas siglas en ingles significan: XML Paper Specification, creado por Microsoft es la alternativa al formato pdf de Adobe. Basado en el lenguaje de programación XML.

Facilita la misma acción que lo explicado para crear archivos pdf, y una de las formas más fáciles para abrir el archivo es usar el navegador Internet Explorer. En esta página de Desarrollo Web puedes ampliar información sobre el tema.

Los pasos son los mismos que los explicados arriba únicamente en Guardar como tipo tras desplegar la flecha negra, elige Documento XPS y luego clic en Publicar.

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