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Crear una lista en Excel y usarla

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Crear una lista en Excel y usarla
Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

En Excel puedes crear una lista que te permita ir completando las celdas contiguas a la misma con el resto de palabras en el orden que esa lista indique.

Un ejemplo de una lista, que ya esta creada en el programa Excel, es los meses del año: Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre. Si introduces la primera palabra de la lista en una celda de Excel, Enero, pinchas en la parte inferior derecha de la celda y arrastras en paralelo veras como el resto de las celdas se autocompletan con los siguientes meses.

Esto es así porque Excel tiene definido que Enero pertenece a una lista compuesta por el resto de los meses y como tal la trata para rellenar las celdas adyacentes. Otra lista ya creada es la de los días de la semana.

Además de las listas ya existentes en Excel puedes añadir listas nuevas, sobre todo de series que uses con frecuencia.

Por ejemplo supón que trabajas en el departamento financiero de una empresa y para tus informes vas a usar la lista siguiente con asiduidad: 1 Trimestre, 2 Trimestre, 3 Trimestre, 4 Trimestre.

Para crear la lista que acabo de indicar sigue los pasos siguientes:

  • Abre un libro de Excel en principio puede estar vacío.
  • Ver imagen 1 ampliada.
  • Para Excel 2007 haz clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel, abajo a la derecha y en Más Frecuentes, en la que te sitúa el programa por defecto. En Excel 2010 Archivo, Opciones, Opciones de Excel, Avanzadas.
  • Después en el botón Modificar listas personalizadas, que lo encontraras en la parte central de la ventana.
  • Ver imagen 2 ampliada.
  • Se abre el cuadro de dialogo Listas personalizadas, por defecto esta resaltada la opción Nueva lista, pulsa el botón Agregar en la parte derecha.
  • El cursor del ratón se sitúa automáticamente en la parte central de la ventana debajo de Entradas de lista: escribe separado por comas la lista: 1 Trimestre, 2 T Trimestre, 3 Trimestre, 4 Trimestre, pulsa Agregar y luego Aceptar.
  • A continuación pulsa otra vez Aceptar.
  • La lista ya esta disponible, se añade a las existentes en Excel.
  • Vas ahora a realizar la comprobación. Escribe en la celda A1: 1 Trimestre, pon el ratón en la parte inferior de la celda hasta que el cursor se transforma en forma de una cruz, pincha y arrastra sin soltar el ratón en horizontal y veras como se rellenan las celdas hasta D1 con el resto de datos de la lista. También puedes autocompletar en vertical siguiendo análogas instrucciones.

    Otra forma de crear una lista es importándola de unas celdas de la hoja de calculo donde ya tengas escritos los elementos de la lista.

    Para ello en la ventana de Listas personalizadas en vez de dar de alta manualmente la lista, pulsa en Importar e indica el rango de celdas donde tienes la lista y pulsa en Importar y luego Aceptar y Aceptar de nuevo, así si la lista ya la tienes escrita no has de repetir el trabajo de escribirla de nuevo.

    Otros ejemplos para los que puedes usar listas es si tienes una lista de productos que sean siempre los mismos o también si has de rellenar con asiduidad una lista de nombres, bien de empleados o de alumnos.

    Nota para Excel 2003 ve al menú Herramientas,Opciones, luego haz clic en la pestaña Listas personalizadas. Define la lista en las celdas de la hoja de cálculo, Agrega y Acepta.

    No es necesario que guardes el archivo en el que estes trabajando como tal porque desde que definas la lista, ya ha quedado grabada en el computador.

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