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Ajusta la hoja de cálculo antes de imprimir

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Ajusta la hoja de cálculo antes de imprimir
Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Tanto Excel como el resto de las hojas de cálculo te permiten configurar la página o páginas de tu hoja de cálculo para que cuando la imprimas en papel se muestre tal y como deseas.

En la orden Configurar página encuentras varias opciones en las pestañas superiores que son: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja.

Vas a practicar el apartado referido a Hoja.

Empieza abriendo una hoja de Excel con datos, si no tienes ninguna prueba a realizar una tras leer: Introduce datos en una hoja de cálculo.

En Excel 2003 haz clic en Archivo y luego en Configurar Página.

En Excel 2007 y 2010 en la Cinta de opciones, sitúate en la ficha Diseño de página y luego en el grupo Configurar página. Pulsa en el extremo inferior derecho, donde verás un icono con una pequeña flecha de color negro.

Se abre una nueva ventana en la cual has de hacer clic en la pestaña Hoja, ver imagen ampliada, se encuentra al final después de las otras pestañas:

Estas son las modificaciones que puedes realizar:

  • Área de impresión: Si no indicas nada en este cuadro, Excel manda la orden de imprimir desde la celda A1 hasta la última celda con datos. Para evitarlo escribe o selecciona con el ratón el rango que abarca las celdas que quieres imprimir.
    • Para realizar la selección de celdas a la derecha de los cuadros de texto tienes un icono en el que tras hacer clic sobre el te lleva a la hoja para que puedas realizar la selección fácilmente. Vuelves al cuadro de dialogo de Configurar página, haciendo clic de nuevo sobre el mismo icono.
  • Imprimir títulos: Te permite imprimir los nombres de las columnas y de las filas, para ello igualmente has de indicar el rango en el rectángulo blanco o cuadro de texto.
  • Imprimir: Puedes elegir que la hoja electrónica se imprima con las líneas de división que dividen las celdas, para ello has de marcar esta opción, puedes marcar Blanco y Negro para que se imprima sin color, optar por imprimir en Calidad borrador, y en este apartado con Títulos de filas y columnas, puedes indicar que se impriman las letras y números de las columnas y filas. Y por último en Comentarios puedes indicar dónde y cuales comentarios imprimir, para ello despliega el triángulo negro y te mostrará las opciones. En Excel 2007 y superiores existe también la posibilidad de imprimir o no los datos error de las celdas.
  • Orden de las páginas: Con esta opción puedes establecer el orden en que se imprimen hojas que tienen varias páginas. En concreto tienes dos posibilidades y se reflejan en el grafico contiguo:
    • Hacia abajo, luego a la derecha.
    • Hacia la derecha, luego hacia abajo.

Al final de esta ventana tienes tres botones más: Imprimir, Vista preliminar y Opciones, que sirven respectivamente para:

Imprimir: Manda tu selección a la impresora.

Vista preliminar: Muestra cómo quedará la página antes de imprimirla y hacer algún cambio si procede. Para salir de esta pantalla haz clic en Salir de vista preliminar. Desde aquí puedes indicar algunas opciones de la impresión como establecer los márgenes.

Opciones: Se abre un cuadro de dialogo con las opciones de documento de tu impresora.

Te recomiendo te habitúes a usar esta herramienta de la hoja de cálculo ya que así reducirás la impresión innecesaria de documentos con el consiguiente ahorro en tiempo, papel y tinta que ello supone.

Como ves o ya te habrás dado cuenta en el uso de Excel hay opciones que puedes realizar de diferentes formas o desde diferentes caminos, cada uno encuentra el que le es más fácil para él.

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