Crea subtotales y analiza los datos eficazmente

La herramienta conocida como Subtotales en Excel te permite de forma automática obtener de forma resumida una serie de datos de tu hoja electrónica.

Los subtotales calculados no solo son sumas, sino también promedios, productos, máximos, mínimos,…

Con esta acción Excel te permite realizar un análisis de los datos de forma rápida realizando agrupaciones.

Vas a practicar esta herramienta con el siguiente ejemplo sencillo para que lo comprendas fácil y rápidamente:

Supongamos que dispones de un listado en formato Excel en donde se refleja la información sobre las ventas.

Dicha información se organiza en varias columnas con los siguientes epígrafes: Fecha, Cliente e Importe.

Pasos para realizar Subtotales en Excel:

1. Introduce los siguientes datos: En A1 escribe Fecha, en B1 Cliente y en C1 Importe.

2. Da formato a esa fila, pon el texto en negrita, establece un color de fondo a la celda y cambia el ancho de columna a 22.

3. En la columna A desde A2, escribe 2/1/2012, 5/1/2012, 15/1/2012, 25/1/2012, 2/2/2012, 10/2/2012, 12/2/2012, 22/2/2012. En la columna B en B2 escribe Cliente 1, en B3 Cliente 2, Cliente 3 en B4 y en B5 Cliente 4. Copia y pega hasta B9. Ver imagen 1 ampliada.

4. En la columna C escribe los datos de ventas: 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800.

5. Quieres conocer el total de ventas de cada cliente en el mes dado, para ello basta con emplear la herramienta Subtotales incluida en el grupo de trabajo Esquema dentro del menú Datos, tanto en Excel 2010 como en la versión 2007. En Excel 2003 está en el menú Datos, y luego en Subtotales,

6. Previamente y muy importante, sino no te saldra bien el filtro por Subtotales, tienes que ordenar los datos siguiendo algún criterio, por ejemplo alfabético en la columna Clientes. Para ello usa el icono AZ por ejemplo, así lo tienes ordenado de la A a la Z.

7. Pulsa en subtotales y se abre una nueva ventana con tres apartados: Para cada cambio en: escoge Clientes; Usar la función: Suma (casi seguro que tendrás esta opción de serie); Agregar subtotal a: Importe. Todo lo demás lo dejas como esta y pulsar el botón Aceptar.

8. Tu hoja electrónica ha variado de aspecto. En la zona izquierda tienes una serie de símbolos + y en la zona central has obtenido la información que querías: La suma de ventas realizadas a cada cliente. Ver imagen 2 ampliada.

9. Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.

Vas a seguir practicando con este ejemplo y ampliar el conocimiento de Subtotales.

Realiza los mismos pasos pero ahora calcula el Promedio en vez de elegir Suma en el apartado Usar función: Promedio. Observa los resultados.

Como te comentaba en la zona izquierda tienes las opciones para aumentar o disminuir la información del esquema que realizas al usar la función subtotales, vete pulsando en los cuadrados con los números 1, 2, 3 y fíjate en la información que te muestra la pantalla. Análogamente con los símbolos + y – que también se muestran en la zona izquierda.

En el nivel 1 obtienes el total general, en el nivel 2 la información por cada cliente y en el nivel 3 el máximo de información organizada en subtotales. Vete probando con pulsando en +, - y observa la información obtenida en cada nivel.

Para restablecer los datos a su forma original, después de la ordenación, pulsa dentro de la ventana Subtotales en el botón Quitar todos.

Tip: Puedes ir reemplazando la información de los subtotales sin necesidad de quitarlos previamente, para ello situado en la vista del subtotal Suma, abre la ventana Subtotales, establece Promedio y fíjate que está marcada la casilla delante de donde pone Reemplazar Subtotales actuales. Aceptar. Los cálculos de suma ahora han sido sustituidos por los cálculos de los promedios.

Si desmarcas la opción te añadirá los datos promedio a los datos suma.

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